引用 from 「Chers 快樂工作人」雜誌
http://www.cheers.com.tw/doc/page.jspx?id=40288aed21edcebf012205ec94152440&number=1

別人準時下班,你卻含淚打拚,累得像條狗,身體健康拉警報。別抱怨了,不是工作堆積如山,
其實你還不知道一個大祕密!


工時長、壓力大,很難讓你找時間過健康生活,包括運動與好整以暇吃健康食物,

對身心的影響一籮筐。專家估計,約有90%的疾病與壓力有關,小則讓人肩頸痠痛、

疲倦、頭痛、失眠、胃腸消化不良,長期壓力更可能引起免疫力降低、胃潰瘍、高血壓、

心臟病、中風、憂鬱症等等,甚至可能促進癌症形成。

聰明的上班族選擇當「不加班達人」,不讓工作壓力壓垮自己。他們掌握了管理時間、

提升效率的訣竅,用最短的時間做最多的事,然後享受下班後的生活。他們是怎麼辦到的?


一、立志不加班

「不加班達人」有一個共同的觀念:人生不是只有工作這件事,還有很多事值得去體驗。

他們以不加班為目標,有了目標,才有動力堅持下去。

經營保健食品的百麗康美公司經理陳建中,是澳洲總公司在台灣唯一的代表,他形容自己

像「千手觀音」,大小事都得自己來,但他卻很少加班。

「用不放棄的意志,不斷尋找和運用更有效率的工作方式,達到不加班的目標,」他說。

 

二、紀律為效率之母

投信投顧公會秘書長蕭碧燕曾在「加班是正常,不加班才是反常」的投信業工作,但她一向

奉行「非不得已絕不加班」的原則。在她的字典裡,「加班」幾乎是「效率差」的同義詞。

能做到再忙也很少加班,蕭碧燕的秘訣是自我管理。雖然她住家遠,仍然一大早八點多就到

辦公室,然後依著列在紙上的工作重點,一一完成。

「紀律不但影響效率,更反映工作態度:你到底在不在乎這件事?」她相信懂得自我管理的人,

自己是最大的受惠者。

從事保險業20年的安泰人壽敦宇通訊處總監駱碧鶯,也靠紀律提升效率。她把會議固定在

每週一、三、五早上,其他時間就可以自由運用,確保重要的事不會漏失。

 

《商業周刊》創辦人何飛鵬在《自慢》中指出,企業組織普遍有「做不完定律」:

事情永遠做不完,如果做得完,你就是組織中不重要的人。

反正事永遠做不完,則熬夜加班只不過是延長噩夢。他認為,不如應用「80/20法則」

提升效率:花80%的時間與精力做20%的重點工作,剩下20%的時間與精力簡化處理

80%的非重點工作。
104人力銀行行銷處公關經理方光瑋提醒,提升效率的重要原則是

:先跟主管確認工作目標,判斷事情的輕重緩急,
否則悶著頭苦幹,

結果可能是做白工:你做的不是老闆要的;老闆認為重要
且急迫的任務,你卻沒做。

 

三、確認工作目標,分辨輕重緩急

蕭碧燕有一次請秘書發一封重要的電子郵件給各投信投顧的總經理,

結果有些信被退回了,秘書搞不清這件事的重點在「儘快通知到對方」,

竟然花了一天研究信為什麼被退回,卻沒有用傳真趕快讓那些人收到信。

「工作抓不到重點,當然沒效率,」蕭碧燕說。

管理學上常用四個象限來區分事情的輕重緩急:

.重要又緊急的事:通常是突發事件,可以凸顯上班族的應變能力,一定優先處理。
.重要但不急的事:如健康、親子關係、經營客戶,依照計劃按部就班來做,以免
    拖成重要又緊急的事。
.不重要但緊急的事:例如請款、做報表等瑣碎的事,不需要太多思考,可以利用
    零星時間分次處理。
.不重要且不緊急的事:重新思考需不需要做、能不能簡化。「如果你發現第10個
    步驟才會影響結果,那麼1~9步就應該想辦法省略或簡化,」蕭碧燕舉例。

 

 

四、不斷尋找更好的工作方法

紀錄工作時間:著有《為生活工作》的記者喬.羅賓森(Joe Robinson)建議,

把一週生活做成明細表,記下每天每件事用了多少時間,然後使用時間的模式就會

浮現。例如主管可能發現有大半時間在開會,就可以考慮將性質相近的會議合併,

或授權部屬處理。

目標管理:方光瑋建議,當你接到一件重大工作,可以把它分成幾個子目標,

然後從預定完成的日期反推回來,訂出各子目標的完成日期,就不會不知道從哪裡著手,

也可以避免把所有工作都壓縮在截止日前。

降低干擾,全神貫注:處理重要工作時,不妨關掉手機、電子郵件信箱,請同事暫時

不要跟你說話,甚至關上門,確保有一段時間不受干擾。

大塊文化董事長郝明義有一次在處理堆積如山的工作時,告訴秘書不要有任何打擾,

然後開始專心解決積案,不到中午,所有東西都進了發文匣,他覺得餓了,但一看時間,

竟才過了15分鐘。專心的效益真是不可思議,他形容這是「時間給的神秘禮物」。

「預習」工作:文字工作者洪閔慧在進公司前,會在路上把今天要做的事想一遍,

進公司後就可以直接開始。她通常先處理打電話、寫信這些瑣事,處理重要事情時,

就不會被打斷。

 

提升技能:投信投顧公會秘書長蕭碧燕曾發現一位同事常加班,後來知道原來她不會

打字,只好用「一指神功」慢慢敲。蕭碧燕建議,職場上必備的一些能力、知識,

一定要靠自己去學。

善用幫手:百麗康美公司經理陳建中推薦上班族利用新科技(如電腦軟體裡的行事曆功能

、PDA等)管理時間。他如果與人有約,PDA手機半小時前就會提醒他,他就知道手上的

事該準備結束。
陳建中也把電腦檔案、電子郵件分不同的資料夾管理,資料夾中再細分

子目錄,找檔案時就不用大費周章。

做「一舉數得」的事:陳建中如果去外地訪視門市,動線會儘量排在一起。

例如去台中,就順路先去林口,回台北時選擇坐火車,

順道拜訪位於火車站附近的貨運公司。

 

 

五、你不需要是萬能的 

 

「承認自己的能力、時間都有限,多向別人請教、學習別人的工作方法,

這並不可恥,」陳建中認為。主管也不必為了展現能力而把所有事往身上攬。

「主管事必躬親,一來會累壞自己,二來讓同仁過度依賴,反而失去學習機會,」陳建中說。

 

蕭碧燕建議,主管只要抓大方向、訂大目標就好,執行細節由同仁去規劃,

真正執行時主管再去看成效。

「充分信任部屬、授權,主管才能花更多時間去思考更重要的事,」她說。

 

 

六、管理情緒,不讓工作成為人生的全部 

 

大塊文化董事長郝明義在《工作DNA》中指出,一個人最終的成敗往往不是所謂的

「專業能力」決定的,而是一些「基本功」,情緒就是其中之一。

蕭碧燕發現,很多上班族花太多時間在抱怨,卻不去解決問題。她認為,

過多的抱怨只會讓人愈來愈討厭這份工作,效率更差。

蕭碧燕會藉看美食雜誌紓解工作壓力,「不一定能去這些餐廳,但看了賞心悅目,」

她說。她也喜歡繡十字繡,辦公室掛了好幾幅作品。

104人力銀行公關經理方光瑋每天開車往返桃園與新店間,早上他利用這段車程規劃

一天的工作、培養工作情緒;晚上回家時,他會聽音樂幫助放鬆,

「讓辦公室裡的情緒、工作,隨著窗外景色一起拋諸腦後,」他形容。

陳建中則用慢跑、跟太太一起下廚來紓解壓力。

 

西方早有「work hard, play hard」(努力工作、努力玩)的觀念;

日本趨勢觀察家大前研一近年也倡導「OFF學」:

把工作的開關關掉,好好享受下班後的生活,工作時才更有效率

他自己就喜歡釣魚、滑雪、吹單簧管,偶爾還騎重型機車出遊,

豐富的生活經驗幫助他創意源源不絕。

充分休息、讓自己喘口氣,絕對是道德而且必要的。

 








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其中兩句對自己很受用 :

1. 他們以不加班為目標,有了目標,才有動力堅持下去。

2. 提升效率的重要原則是:先跟主管確認工作目標,判斷事情
   的輕重緩急,

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